秘書ってどんな仕事をするの!?業務内容を紹介


秘書の仕事は上司をサポートすること

秘書の仕事にはさまざまな業務があります。上司のスケジュール管理や電話応対、資料作成や出張の切符の手配、宿泊場所の予約など多岐にわたります。それに一口に秘書といっても、社長や取締役につく役員秘書と上位組織のとりまとめで役である部長をサポートする部長秘書とでは仕事が違います。ですがいずれにも共通していえることは、秘書は上司がスムーズに業務をおこなえるようサポートするのが仕事だということです。

秘書の一日の仕事は基本業務と追加業務

秘書の仕事は上司のサポートであるため、その一日も上司の予定で決まります。基本的には上司より早く出社し、上司が仕事を終えるまでが勤務時間ですが、上司が出張になった、外出したという場合はオフィスで待機して次の会議や予定に備えます。このため一日の仕事は、基本業務に上司のスケジュール変更や突発的な出来事で発生する業務がプラスされると考えます。基本業務とはメールや郵便物のチェック、スケジュール管理、会議の資料作りなどで、追加業務とは急な予定変更や緊急会議、慶弔などで生じる各種業務のことです。

派遣ならワークライフバランスの取れた仕事ができる

秘書になるには特別な資格はいりませんが、調整力やコミュニケーション力など幅広い能力が求められます。サポートする上司によっては英会話力が求められるので、語学を活かしたい人にとってはやりがいのある仕事だといえます。企業で秘書として働きたい場合は、人材派遣を利用するのも有効な手段です。派遣会社によっては独自の教育システムを設けてスキルアップの場を提供してくれるところもあります。また人材派遣であれば勤務時間や仕事内容がはっきりしているので、先の見通しがつきやすくプライベートを充実させることができます。

秘書の派遣は未経験でもトライできます。また、派遣というシステム上、オンとオフのメリハリをつけやすくなっています。

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